Клуб Атлетико Осасуна нь 100 гаруй жилийн түүхтэй хөлбөмбөгийн түүхтэй бөгөөд сүүлийн жилүүдэд хэд хэдэн сайжруулалтын төслүүдийг хэрэгжүүлжээ: «Эль Садар» стадионыг шинэчилж, дараа нь тэр стадион дэлхийд шилдэг стадион гэж тунхаглагдсан бөгөөд дотоод үйл ажиллагааг дэмжихийн тулд технологи болон компьютерын программ дээр хөрөнгө оруулалт хийжээ. Баримжааны удирдлагын хүрээнд анхны зэрэглэлийн клуб 2023 онд DocuWare Cloud руу шилжиж, Испани дахь компанийн cloud-клиентүүдийн 1.000 дахь хэрэглэгч болсон.
Сорилтууд ба зорилтууд
Осасуна өмнө нь хэд хэдэн архивтай байжээ: физик баримт бичгүүдийг Тажонарийн спортын хотхонд болон стадины оффист хадгалдаг байсан бол цахим архивуудыг серверийн хавтасны бүтэц дотор хадгалдаг байв. Хамгийн том асуудал нь ирсэн фактуруудыг боловсруулах үед илэрч байв. Цахим хэлбэрээр ирсэн баримт бичгүүдийг хэвлэж авч, өөр өөр хэлтэсүүдэд тарааж батлуулдаг байлаа, мөн цаасан фактураг хамтдаа авч үздэг байсан. Энэ процесс баримт бичгийн хэмжээ хязгаарлагдах үед л зөв ажиллаж ирэв.
Гэвч сүүлийн жилийн хугацаанд Осасуна ихээхэн өсөлттэй болсон бөгөөд холбогдох нэхэмжлэлүүдийн тоо мөн эсрэгээр нэмэгдсэн байна. Жишээлбэл хэлтэсүүд спортын үйл ажиллагааг дэмжихийн тулд санхүүгийн дэмжлэгийн санг ашиглахыг баримтжуулах зориулалттай тодорхой фактуруудыг ихэвчлэн хүсдэг. Энэ нь дансны ажилтанд нэмэлт их ажил үүсгэж, эдгээр фактурыг архивуудаас хайж, digitaalж имэйлээр илгээх шаардлагатай байв. Хэдийгээр нэмэлт ажилчдыг авч ажиллуулах шаардлага гарсан ч бүх үйл явцыг цифржүүлэх шийдвэр гарсан тулDocuWare-ийн шилжилтэд анхаарлаа хандууллаа. DocuWare нь клубт 2012 оноос тодорхой баримт бичгийн архивлалтад туслах шийдэл байсан бөгөөд DocuWare-ийн түнштэй хамтарч 2023 оны эхээр орчин үеийн үүлэн платформд шилжүүлэх төлөвлөгөөг боловсруулсан.
Процессыг цифржуулснаар илүү үр ашигтай болсон
Одоо ойролцоогоор 100 фактур долоо хоног тутам Осасунагийн хоёр байршлаас үүлэнд оруулдаг: цаасан баримт бичгүүдийг сканнердаж, цахим фактуруудыг Outlook-тай холбогдсон интеграцийн тусламжтай DocuWare руу шилжүүлдэг. Дараа нь DocuWare бүх индексийн мэдээллийг автоматаар бүртгэж баримт бичгийг архивладаг. Дараагийн ажлын урсгалд нягтлан бодох хэлтэс эдгээр цифржүүлсэн фактурыг нийт долоон хэлтэс төрөх жагсаалтаар харах боломжтой болгож, дижитал гарын үсгээр баталгаажуулдаг. Энэ системийн хүрээнд 12 ажилтан DocuWare Cloud дээр ажилладаг. Фактурын баталгаажуулалтаас гадна, клуб нь сугурилалтын төлбөрийн баримт бичгийг боловсруулах болон тасалбарын борлуулалтыг ч мөн энэхүү шийдлээр хийдэг.
Цахилгаанжуулалт нь аюулгүй байдлыг нэмэгдүүлдэг
Цахилгаанжуулалт зөвшөөрөл авах үйл явцыг зөвхөн илүү үр ашигтай болгож буйг баталдаг төдийгүй, одоо мэдээлэл төвлөрсөн байдлаар хүлээж авдаг тул зөвшөөрөл олгодог хэлтэсүүд фактурыг өөрийнхөөрөө харах боломжтой болсон бөгөөд нягтлан бодох хэлтсээс асуух шаардлагагүй болсон.
Хяналтын трассалдагдал одоо илүү амар болсон: DocuWare хэнд ямар фактураг баталгаажуулсаныг ямар хугацаанд болсоныг бүртгэн холбогдох асуудлууд, уулзалтын протокол зэрэг баримт бичгүүдийг архивладаг. Эдгээрээс зэрэг Осасуна баримт бичгийн аюулгүй байдлыг эрс нэмэгдүүлсэн. Эхний зэрэглэлийн клубт тоглогчдын гэрээ болон агентийн төлбөр зэргээс эхлээд нууц мэдээлэл ихээхэн байдаг. DocuWare Cloud-ийн дэвшилтэт эрхийн систем нь хэрэглэгч бүрийн нэвтрэх эрхийг нарийн тодорхойлоход тусалдаг.
Эерэг туршлага дээр суурилан клуб ирээдүйд системийн хэрэглээг өргөтгөхийг хүсэж байна: ирээдүйд зөвхөн гэрээ ба ажилтны удирдлагын бүх чиг үүргийг нэгтгэх бус Осасуна Фонд (Foundation Osasuna), олон янзын нийгмийн үйл ажиллагаанд оролцохоор буй байгууллага ч энэ системд нэгдэнэ. Үүнийг ЛаЛигагийн дэмжлэгтэйгээр хэрэгжүүлэх бөгөөд ЛаЛига дижитал шилжилтийг урьдчилан дэмждэг ба өөрсдийн гишүүдийг дотоод болон гадаад процессыг шинэчлэхэд урамшуулдаг.
