DocuWare компанийн Европын Баруун ба Өмнөд маркетингийн багийн ахлах Алай Айерди өнгөрсөн долоо хоногт танилцуулсан Easy&Smart 2026 гарын авлагын VII дугаарт оролцсон. Энэ ярилцлагаар тэрбээр шинэ журам, жижиг ба дунд бизнесүүдийг бичиг баримтаа дижиталжуулахад хэрхэн түлхэц өгч буй тухай, Бүтээх ба Өсөх хууль-гийн давуу талууд, автоматжуулалтыг эхлүүлэхээс өмнө авах алхмууд зэрэг асуудлыг хөнджээ.
MuyPymes: Өнгөрсөн олон жилд бичиг баримтын удирдлага нэгэн хадгалах санд харагдсан байлаа. Компанийн шийдвэр гаргалтанд энэ нь стратегийн давхарга болоход ямар үе тохиолддог вэ?
Алай Айерди: Энэ шилжилт нь баримт бичиг шуудангийн хайрцаг, хавтас дотор амьдарч байхаа больж, бүтэцлэгдсэн өгөгдөлөөр давхардагдсан үед л тохиолддог. Дан судалгаа удирдлага, нягтлан бодох бүртгэл, худалдан авалт, борлуулалт эсвэл хүний нөөцийн системтэй холбогдож, ажлын урсгал нь трассабель байдал ба циклийн хэмжүүрүүдийг өгч буй үед баримт бичгийн давхарга мэдээлэлд нөлөөлж, өгөгдөл нь удирдлагын самбаруудад хүрч, шийдвэр гаргалтыг мэдээллээр дэмждэг хүч болж хувирдаг. Мөн цахим нэхэмжлэл болон татварын агентлагад мэдээллийг шууд дамжуулах шаардлага зэрэг үүргүүд нэмэгдэж буй үед баримт бичгийг өгөгдөл болгох нь зөвхөн хүсэл биш, зайлшгүй хэрэг болдог.
Бид энэ өөрчлөлтийг эдийн засгийн хэлбэлзэлд хүргэж буй үр дүнгээс харагддаг гэж үздэг. Тухайлбал, санхүүгийн хэлтэс нь дундаж хугацааны хөнгөлөлт ба төлбөрийн урьдчилсан төлөвлөгөөг дүнгээр таньдаг бол, Худалдан авалтын хэлтэс нь боомтоор дүүргээд ирдэг асуудал, Онцгой байдлуудыг илрүүлдэг. Хууль эрх зүй эрх зүйн шинэчлэлтүүдийн хүрээнд төгсгөлд хүргэхэд хяналт, хадгалалт ба нотолгоог өгдөг электрон гарын үсэгтэй холбоот асуудлууд орсон үед DocuWare компаниуд энэ өөрчлөлтийг үнэмлэхүй бодит болгодог.
MuyPymes: Бүтээх ба Өсөх хууль нь төлбөрийн төлөвлөгөө гэх мэт процессуудад дижиталжуулах үйл явцыг түлхүү болгож буй. Энэхүү өөрчлөлтөөр компанийн үйл ажиллагаагаа өөрчлөхөд ашиглаж байна гэж та бодож байна уу, эсвэл зөвхөн цаасыг дижиталжуулж байна уу?
Алай Айерди: Испани улсад хоёр үндсэн хандлага ажиглагдаж байна: хуульд нийцэхийн тулд төгс төгөлдөр үйл ажиллагаатай байх гэж үздэг — цахим нэхэмжлэлийг гаргаж авах ба хүлээн авах замаар дараагийн алхам руу орж буй — мөн өөрчлөлтийг ашиглан худалдан авалт-ашгайн төлбөр, борлуулалт-орлогын хүрээг шинээр загварчилж буй компаниуд байна. Ашгийг нь амжилттай ашиглаж буй компаниуд нийлүүлэгчид ба үйлчлүүлэгчдийн өгөгдлийг цэвэрлэж, захиалга, акт ба нэхэмжлэл хоорондын тохиргоог автоматжуулж, батлагдах хугацааны үүрэгүүдийг тогтоож, хүний оролцоогүйгээр боловсруулсан байдлаар төлөвлөгөөг хэмжиж, цахим нэхэмжлэлээ данс болон нотолгооу архивтай нэгтгэж буй явдал бүгд системийн сайн тохируулгад хүргэдэг.
Миний зөвлөгөө нь Бүтээх ба Өсөх хууль-ийг нэгэн өөрчлөлтийн түлхэц гэж үзэх хэрэгтэй, зүгээр л бичиг баримтыг цааснаас дижитал болгож буй явдал биш. Энэ нь Испани дахь цахим нэхэмжлэлийн албан ёсны форматаар бэлтгэгдэх, Засгийн газрын заасан солилцооны загваруудтай нийцүүлэн ажиллах, бүх процессыг эцэс доод хүртэл стандартжуулах, нийлүүлэгчид ба багуудыг сургалт ба өөрчлөлтийн удирдлагын хамтаралтаар дэмжих хэрэгтэй гэсэн үг. Үүнийг нягт хийвэл зардал буурч, төлбөрийн хугацаа богиносож, хяналт сайжирч, “цаасны бичиг баримтыг дижиталжуулах” гэсэн ладуудтай харьцах асуудал буурах болно.
MuyPymes: Регуляторын шаардлага нэмэгдэх нь бичиг баримтын дуудлагааг илүү сайн зохион байгуулалтад түлхэц өгч байна уу, эсвэл компанийн илүү их нарийн төвөгтэй байдлыг өсгөдөг үү?
Алай Айерди: Испани улсад цахим нэхэмжлэл, Өндөр Бүх нийт мэдээллийн хамгааллын журам (GDPR), татвар агентлагт мэдээллийг шуурхай өгөх, нотолгоотой хадгалалт зэрэг шаардлага нэмэгдэж буй нь процессийн дизайнд дагалдан орвол ихээхэн хэрэгжих түлхэц болдог. Хэрэв эдгээр журамыг нэгэн жишиг загварт оруулж, бичиг баримтын бодлогыг нэгдмэл байдлаар тодорхойлж, үйл явц дахь үйл ажиллагаануудын трассабилити, хэсэглэх болон устгалын алгасалтыг автоматжуулж чадвал шаардагдах дагаж мөрдөх баримтууд хурдацтай ирдэг. Хамгийн чухал нь олон аргаар хэрэгтэй түлхүүрүүд: нийтлэг категорийн тодорхойлолтууд, хадгалалт ба устгалын бодлого, баримтын амьдралын циклийг автоматжуулах, үйл ажиллагааны трассабилити ба хяналттай хөтөч бүхий урсгалууд. Ингэвэл дагаж мөрдөхийг ачаалал биш болгоод, байгууллага бүрт илүү эмх цэгцтэй, харагдах байдалтай, шуурхай аудитаар харагдах боломжыг олгоно.
Чухал эрсдэл нь тусгаарлагдсан багаж хэрэгсэл, гар аргаар хяналтын системүүдийг холбоод үржүүлж буй үед гардаг. Энэ үед түлхүүр нь энгийн байдлыг хангах дээр оршино: бичиг баримт ба процессуудын нэг цэгийн платформ, тодорхой сэтгээд эрх ба үүргүүд, ХДХБ ба өгөгөгдлийн хамгаалалтын шаардлагаар нийцүүлсэн загварууд, аюулгүй байдлыг хангах туршлагатай нийлүүлэгчид. Ингээд журам зөвхөн төвөгтэй байдал үүсгэж буй биш, илүү сайн зохион байгуулалтыг бий болгож өгдөг.
MuyPymes: Олон байгууллага хүмүүсийн шалгалтыг өмнө нь уншчихгүйгээр процессуудыг автоматжуулдаг. Энэ технологи өмнө нь байгаа үр ашгийг өгч байна уу, эсвэл зөвхөн хурд нэмэж байна уу?
Алай Айерди: Технологи товчхон дарах зүйлсийг түргэтгэдэг таваас: хэрэв процесс муу загварлагдсан бол зардалд нэмэлт үнсийг нэмээд л байна. Манай туршлагаас харахад автоматжуулалтыг эхлүүлэхээс өмнө ажил хэрхэн гүйж буйг эхнээс нь төгсгөл хүртэл шалгаж, давхардсан алхмуудыг арилгаж, хэлтэс хоорондын янз өөр байдлуудыг нэгжүүлж, оруулалтын өгөгдлийг стандартчлан, нийлүүлэгч ба үйлчлүүлэгчийн мастер мэдээллийг цэвэрлэх хэрэгтэй. Мөн тодорхой дүрмүүдийг тодорхойлох, онцгой байдлыг удирдах, хариуцагчдыг томъёолох (жишээлбэл амралтын үеийн оролцогчдыг солих), ямар үүргүүд нь хүний оролцоогүйгээр шийдэгдэх бол, ямар зүйлүүд нь хүний хүрдэнд харагдах шаардлагатай гэдгийг шийдэх нь чухал. мөн эхлээд хүчтэй туршилтаар авч үзвэл үр дүн илүү хурдан гардаг: бүртгэл, ангилал, нотлоход ашиглах архив зэрэг зарим үйлдлийг автоматжуулж, санхүүгийн, хөдөлмөрийн ба гэрээнүүдийн нөлөөгүйн хүрээнд хүнээр хяналт хэрэгтэй болгох нь зардал бууруулах, үр дүнг баталгаажуулахад тусална. Ингээд үр дүн нь тогтвортой, хяналтын зөрүүг алдагдалгүйгээр үр ашгийг өгдөг.
MuyPymes: Өдөр тутмын жижиг бизнесийн үйл ажиллагаанд бичиг баримт ба үйл явцын удирдлагын тал дээр одоо ч хамгийн их хугацааг хаана алдаж байна вэ, таны мэдрэмжээр?
Алай Айерди: Испанийн жижиг дунд бизнесүүд бичиг баримтыг хайж олох, имэйлдээ хадгалах, хуваалцсан сан, чат гэх мэтээр цаг алдаж байна; баталгаажуулалтууд агентлагийн ажилчдын аялал эсвэл амралтын үед зогсож байна. Мөн дансны системд хоёр удаа оруулалт хийх, үйлчлүүлэгч ба нийлүүлэгчийн порталуудаар дамжуулан ажиллах зэрэг нь их хүндрэлтэй. Үүний зэрэгцээ аудитын бэлтгэл, татвар агентлагт нотолгоог олж авах, гэрээнүүдийн хугацаа дуусахаас өмнө анхааруулах мэдэгдлүүдийн дутагдал, ажилчидын орон тоог тохируулан нэмэх, хасах зэрэг үйл ажиллагаанд хүндрэл гардаг. Хэрэглэгчдийн шаардлагаар ийм байдлаас давж гарахын тулд баримтуудыг эх үүсвэр дээр нь авах, метадагтай нэг репозиторид төвлөрүүлж, баримтыг удаан хугацаанд хадгалах төлөвлөлтүүдийг бий болгож, сануулга, солилцоо, нарийвчилсан хугацааг тохируулах товчлууруудыг ажиллуулдаг. Электрон гарын үсгээ нэмэх, архивыг дансны системтэй холбож хоёр удаа үүсгэж оруулах асуудлыг багасгах, урьдчилан тохируулсан загваруудыг ашиглах нь үр дүнг хурдтай гаргадаг: илүү цөөн хайлт, бага алдаа ба хурдан батлалтууд, бүх хяналт ба трассабилитйг алдагдуулахгүйгээр Испани дахь компанийн шаардлагыг хангана.
MuyPymes: Баримт бичигт хиймэл оюун ухааныг хэрэглэн ангилах, өгөгдөл استخراجлах, баталгаажуулалтыг автоматжуулах санал гардаг. Эдгээр шийдвэрийг технологид delegation хийхэд ямар эрсдэл ба хязгаарлалт таанад байна вэ?
Алай Айерди: Хиймэл оюун ухаан зөв хэрэглэвэл одоо шилжих ажилд бодит үр дүнг өгдөг: бидний бичиг баримтын боловсруулалт эхний өдрөөс эхлэн найдвартай өгөгдөл болгодог, засварлаж суралцдаг ба бизнесийн журамтай хамт өгөгдлийг үнэлдэг. Үр дүн нь гаралт бага болгох, алдааг бууруулах, батлалтуудыг илүү хурдан гаргах, аудитаар харагдах баримтыг боловсруулахад бэлэн байх явдал бөгөөд бүх өгөгдөл трассабилитэй, нотолгоотой архивтай нэгтгэгдэнэ. Энэ бүх нь дансны системүүд, худалдан авалтын систем ба хүний нөөцийн системтэй нэгэн хэсэг болж, мэдээлэл урсгалд орж, шийдвэрүүд хурдтай явдаг.
Delegar не гэсэн үг хяналтыг алдах гэдэг үг биш. Бид өөрийн итгэмжлэлийн түвшинг тохируулдаг тул систем нь давтагдах үйлдлийг автоматжуулж, формат өөрчлөгдөх, эргэлзээ төрөх үед хүний хяналтыг хүсдэг; бүх алхам бүрийг дэлгэрэнгүй бичдэг учраас тайлбарлах, аудит хийх боломжтой. Өгөгдлийн хамгаалалт нь эрхэм зорилго: шифрлэлэлт, хандалтын зөвшөөрөл ба өгөгөгдөл Испани доторх эсвэл Европын холбооны нутаг дэвсгэрт байрлах; хэрэглэгчийн өгөгдлийг олон нийтэд зориулсан загварыг сургахад ашиглахгүй байх. Ийм байдлаар хиймэл оюун ухаан хурд ба нарийвчлалтай байх garanties бүхий бөгөөд хууль ба аюулгүй байдлын шаардлагад нийцдэг, энэ нь Испани компаниудын хэрэгцээ юм.
