Компанийн зардлын удирдлага одоо ч олон компаниуд өөрсдийн дотоод үйл явцаа бүрэн хянаж чаддаг гэж боддог ч үнэндээ тасалбарууд алдагдах, Excel-ийн хүнд хоорондоо үүцгүүд, гар аргаар зөвшөөрөл өгөх, мөрдөн шалгах боломжгүй байдлаас болж асуудал үүсдэг. Хууль эрх зүйн талаас хурдтай явж буй энэ нөхцөлд баримт бичгийг цифржүүлэх болон автоматжуулалт бизнесийн удирдлагад хүч нэмэгдүүлж, үр дүнг дээшлүүлэх, алдааг багасгах, санхүүгийн хяналтыг сайжруулахад чухал ач холбогдолтой хэсэг болсон.
Okticket нь Испани улсын үүсгэн байгуулагдсан стартап бөгөөд яг тэр өдөр тутмын, гэхдээ ихээхэн нөлөөтэй асуудлыг шийдэх зорилгоор эхэлсэн байна: зардлын тасалбар, нэхэмжлэл, аяллын зардлыг автоматжуулсан, хуульд хүчинтэй, ажилчид болон санхүүгийн хэлтэсүүдэд илүү хялбар систем болгох явдал. Түүний санал нь баталгаажуулсан дижиталжуулалт, ERP системтэй интеграцчлал, автоматжуулалт болон хиймэл оюун ухааныг нийлүүлснээр компаниудыг “баримтыг хадгалах” явцас “зардлын бүрэн цикл”-ийг үнэхээр удирдах түвшинд хүргэдэг.
Бид компанийн CROSusana Lago-тэй ярилцсан бөгөөд түүний гарал үүсэл, жижиг дунд бизнесүүдэд дижитал шилжилтийг саармагжуулж буй саад界үүд, зардлыг удирдах хиймэл оюун ухааны үүрэг, шинэ журамууд компанийн үр ашиг, хяналт, аналитик чадамжийг хэрхэн нэмэгдүүлэх боломжтой талаар ярилцлаа.
MuyPymes: Зах зээлд та бүхэн анхаарлыг татсан ямар нарийн хэрэгцээг илрүүлж компанийг эхлүүлэх шийдвэрт хүргэсэн бэ?
Susana Lago: Okticket-ын тухай түүх маш тодорхой, зарим талаараа санамсаргүй төрсөн байна. Компанийн гүйцэтгэх захирал Ивон Родаригез нь урьд нь эцэг эхийнхээ гэнэтийн технологийн компанид ажиллаж байв. Борлуулалтын стратеги, хэрэглэгчдийн асуудлуудыг ойлгож, үйлчлүүлэгчидтэй сайн ажиллах туршлагатай байлаа. 2016 онд засвар үйлчилгээний ажилтныг ажлын даалгаварт зардлын тасалбаруудыг хавсаргах боломжийг хэрэглэгч хүссэн үед, “зардлын тасалбаруудыг ажилын даалгаварт хавсаргаж өгье” гэж гуйсан байна. Энэ жижиг санагдсан асуудал жинтэй асуудлыг нээгээд гарч ирсэн юм.
Хоёр харагдаж буй энгийн форм бүр зардлын баримтыг хавсаргасан зурагтайгаас хамааран асуудал дотор байв: ажилтай төрөн зорчид ажилдаа ирээд тэдгээрийн зардлын тасалбаруудыг Excel дээр нэг бүрээр нууцсаж байдаг. Энэ нь ажилд дарамттай, зардал алдагдах магадлалтай, олон мянган компанид давтагддаг бөгөөд зах зээлд тусгайлсан шийдэл нь хангалттай тохирсон байхыг эрэлхийлж байснаас гадна бодит хэрэгцээнд нийцэхгүй байв.
Зах Markets-ийг судлахад бид технологийн хувьд ихээхэн илүдэлтэй, хэрэглээний хувьд хялбар нөөцийн орон зайг илрүүлсэн. Иймээс Okticket зөгнөсөн юм.
MuyPymes: 2026 онд дижиталжуулалтыг үргэлжлүүлэхэд ямар саад тотгорууд хэвээр байна вэ?
Susana Lago: Эхний саад бол ойлголтын түвшинд байна. Олон компаниуд дижиталжуулалтыг хийсэн гэж боддог ч зөвхөн PDF-ийг хадгалж, зардлын тасалбарыг имэйлээр явуулдаг зэрэг байдлаар л хийгээд байна. Гэтэл энэ нь асуудлыг дангаар нүүлгэж байна гэж хүмүүс бодох хэрэггүй. Дижиталчилах нь автоматаци мэт биш юм, зөвхөн дүрсийг өнгөлөхөөс илүү байна.
Хоёр дахь саад бол өөрчлөлтөд дургүйцах болон шинэ арга барилаар үр дүнд хүрэхгүй байх айдас. Зардал удирдлагыг хүн өдөр тутам, заримдаа оффист гадуур, яаруу байдлаар хийдэг. Хэрвээ хэрэгсэл нь тэдний ажлыг өдөр тутмын үйл ажиллагааг сайжруулж байгаагүй бол хэрэглээ амжилтгүй болно; программ хангамж техникоор дээд зэргийн ч байж болно, хар boka-д хэрэглэгч биш програм хангамжийн өөрчлөлтийг биширдэнэ. Хэрэв бүтээгдэхүүн тэдэнд тохирохгүй бол, амжилтгүй болно.
Гурав дахь саад нь жижиг дунд бизнесүүдийн дунд түгээмэл байдаг: ямар ч хэрэгсэл тэдний шаардлагыг хангаж чадна гэж бодох. Үйл явцынхаа тодорхойгүй хэсгүүдийг тайлбарлахад хүндрэлтэй үед зардлын асуудлыг шийднэ гэж найдаж байгаад дараа нь сэтгэл дундуур байдаг. Энэ нь бухимдал үүсгэж, хэрэгжүүлэлтэд итгэл дутмаар болгодог.
MuyPymes: Okticket-ийг автоматжуулалт болон хиймэл оюун ухаантайгаар таны платформд хэрхэн нэвтрүүлж байна вэ?
Susana Lago: Зардлын удирдлагын үйл явц эдгээр хэд хэдэн эргэлтийг хурдан давж өнөөгийн хугацаанд өөрчлөгдөж байна. Хуучин цаас болон гараар ажиллах явц эхэлж, цифржүүлэлтээр дараагийн шатанд очлоо, одоо хиймэл оюун ухаан бүхий системүүд өмнөхөөс илүү дэвшилтэд хүрсэн. Okticket-ийн санал нь хиймэл оюун ухаан бүхий програмаас хэрэглэгдэхүүнд IA-уудыг нэгтгэж, приложенияд IA-уудыг суулгаснаар илүү цогц ойлголт бүхий үйл ажиллагааг үзүүлэхэд оршино.
Практик дээр, зардлын аяллын удирдлагын процессийг 100% автоматжуулж, хүний оролцоог хамгийн бага хэмжээнд байлгах зорилготой. Хамгийн тод илэрхийлэл нь нислэгийн автомашины пилот гэж хэлж болох бөгөөд үлдэгдэл өөрийн хяналтаа хадгалдаг хүн_PRESENT байна.
Зардлын амьдралын цикл нь 3 үе шаттай: Хууль зүйн олборлолт-Аналитик-Интеграци.
- Эхний үе шатад OCR-ээс IDP — Intelligent Document Processing — руу шилжилт хийлээ. IDP нь зардлын баримтыг зөвхөн скан хийж авах бус, түүнийг ойлгож, дүн шинжилгээ хийдэг. Бид зардлын баримт дахь хориотой зардлыг илрүүлэх боломжтой: жишээ нь тамхи эсвэл согтууруулах ундаа гэх мэт—гадны бичигтэй билетээс ч илрүүлдэг байна.
- Хянах үе шатад манай хиймэл оюун ухаанаар хөдөлдөг технологи нь компанийн бодлогод нийцэж буй зардалыг автомат шалгаж, зөвшөөрөх эсвэл искосон нөхцөлийг эцэслэх шийдвэрийг гаргаж чадна. Мөн энд гиперперсоналчлалын ялгаа гардаг: хэрэглэгч энгийн асуулт/даалгавар бичиж, бүтээгдэхүүнд байдаг жирийн дүрмүүдээс гадна өөрийн бизнест тохирох дүрмүүдийг хурдан тодорхойлох боломжтой — жишээ нь аялал 3 хоног эцэг бол угаалгын зардлыг хүлээн авахгүй байх зэрэг. Програмчлал, төвөгшүүлэлтгүй. Систем уг дүрмийг зөрчсөн тохиолдолд билетийг автоматаар татгалзна.
- Интеграци үе шатанд бүх мэдээлэл ERP-д (эсвэл зардлын мэдээллийг шаардах бусад програмуудад) автоматаар дамждаг, гар аргаар экспортлох шаардлагагүй. Дижиталжуулсан зардлын өгөгдөл өнөөгийн үйл ажиллагаанд тохирсон хиймэл оюун ухааны экосистемүүдтэй нийцтэй байна. Хэрэглэгч өөрийн takvim-хуваарьтай зардлын хооронд тааруулж уулзалтын төлөвлөгөөг баталгаажуулах боломжтой бөгөөд өдөр тутмын хэрэглэж буй програм дотор харж болно.
Санхүүгийн багуудаас үүсэх үр нөлөө нь бүтэцлэгдж байна: асуудлуудыг шийдвэрлэхээс илүүтэйгээр автоматжуулалтыг хянахад шилждэг.
MuyPymes: Веристу, Verifactu зэрэг журамтай орчныг харгалзан Okticket шийдэл хууль ёсны биелэлд ямар үүрэг гүйцэтгэдэг вэ?
Susana Lago: Verifactu нь бизнесүүд хэрхэн фактур гаргадагтай холбоотой асуудлуудыг нөлөөлдөг. Бид үйл явцын эсрэг талд байгаа—ажилчид хэрэгцээт зардлын баримтыг цуглуулж, баталгаажуулж, удирдах—гэж ажиллаж байна. Okticket-ийн програм AEAT-аас лобшолдог бөгөөд манай апп-тай дижиталжуулсан тасалбар, баримтын хууль ёсны хүчинтэй байдлыг хадгалдаг. Үйлдвэрүүдийн олонхиод энэ нь физик тасалбар хадгалах шаардлагагүй болж, архивлал ба аудитын асуудлуудыг багасгаж өгдөг.
Журамлалтай холбоотноор илүү өргөн хүрээний нөлөөлөл нь баримтжуулах шаардлага зааварласантай холбоотой; хууль тавих шаардлага дээдсэлж байгаа үед, зардал бүрийг зөв бүртгэгдсэн, ангилагдсан, хууль ёсны баталгаатай байдлаар эхлээд бүрдүүлж байх системийг эзэмшсэн нь улам их үнэ цэнэтэй болдог.
MuyPymes: Испанийн жижиг дунд үйлдвэрүүд энэ төрлийн өөрчлөлтүүдэд бэлэн үү, алга болсон замд эрчимтэй алхам хэрэгтэй юу?
Susana Lago: Дасгалжуулалт үргэлжлээд байна. Гэхдээ зөв хийвэл, хуульд зөв биелүүлээд зогсохгүй, илүү үр ашигтай үйл ажиллагаа, бодит хяналт ва аналитик чадамжтай болно. Хууль журам зөв ойлгогдсон тохиолдолд өөрчлөлтийн хүчингүйд мөн л үнэтэй хувь нэмрийг өгнө.
MuyPymes: Зардлын удирдлагыг дижиталчилах үед хүмүүс юу хийж, ямар алдаа гаргадаг вэ?
Susana Lago: Эхний алдаа бол технологийг эхэнд авч үзээд процессоо харгалзаж байхаар шийдэх явдал. Зардлын зөвшөөрөл авах үйл явц алдагдсан компаниуд програм хангамжийг авчирч сольсноор асуудал шийдэгдэхгүй; эхлээд үйл явцыг хэрхэн ажиллуулахаа ойлгож, дараа нь түүнийг дэмжих хэрэгтэй хэрэгслийг хайх шаардлагатай. Эсрэг тохиолдолд үнэтэй програм хангамж ч тэдэнд тохирухгүй.
Хоёр дахь алдаа нь adoption-г буурууух явдал. Зардлын платформыг компанийн бүх хүн ашиглах хэрэгтэй ба зарим хэрэглэгч нь төгс төгөлдөргүй гэж үзэх тохиолдолд та тэсэн ядан амжилтгүй болно. Зам тээврийн ажилтан оройн 11 цагт тасалбарын зургийг авдаг байхад ч хэрэглэгчийн өгөх хүлээлт болдог. Үүний тулд хэрэглэгч бүрийн тав тух, ашиглалтыг тэнцвэржүүлэх хэрэгтэй.
Гурав дахь алдаа нь параметрчилэлтэй персонализацыг холих явдал. Зах зээлд олон шийдэл журамд дेसкрипц өргөн боломжууд бүхэлдээ тохируулах чадвартай гэдэг ойлголт өгдөг ч бодит журам нь илүү нарийн төвөгтэй байдаг. Хэрэв та үе үе шинэ дүрэм хэрэгжүүлэхээр бол аз туршлага, шинэчлэлүүдийг хүлээж авах хэрэгтэй болдог. Ямар ч үед, шинэ дүрэм хэрэгжүүлэхэд үйлдвэрлэгч руу удаан хугацаанд хандвал систем хангалтгүй болж эхэлдэг.
MuyPymes: Хэрэглэгчийн туршлага нь ажилчдын өдөр тутмын хэрэглээнд өртдөг чухал хүчин зүйл. Та энэ тал дээр байгууллагууд дотор adoption-ийг хэрхэн дэмждэг вэ?
Susana Lago: Хэрэв хэрэгсэл сайн бол хүмүүс ашиглана. Гэхдээ эхний хэдэн долоо хоног нь adoption-ийг дэмжихэд туйлын чухал байна. Тиймээс бид үйлчлүүлэгчдийн амьдралын бүхий л үеүүдийг зохицуулдаг ч, тэр дунд onboarding-ийг онцгой анхаардаг.
Эхлээд сайн бүтээгдэхүүнтэй зэрэг хүчин чармайлттай onboarding нь хэрэглэгчийн ашиглалтыг нэмэгдүүлж ба түүнийг хэлбэржүүлж чадна.
Пабло Соларесийн өгсөн зураг
